متن کوتاهتر زمانی بهتر است که اطلاعات لازم، تأکید هدفمند و پیوند منطقی آن باقی بماند.
تکرار واژه و تکرار فکر را جدا کنید
گاهی یک واژه چند بار تکرار میشود چون اصطلاح محوری متن است؛ جایگزینی آن با مترادف ممکن است ابهام ایجاد کند. مشکل اصلی معمولاً تکرار یک فکر بدون افزودن توضیح تازه است. نخست بررسی کنید هر جمله چه اطلاعات جدیدی میآورد.
عبارتهای تشریفاتی را بررسی کنید
عبارتهایی مانند «لازم به ذکر است که» اغلب میتوانند حذف شوند و جمله از خود ادعا آغاز شود. اما حذف را مکانیکی انجام ندهید. بعضی عبارتها نشاندهنده محدودیت یا تفاوتاند و به ساخت استدلال کمک میکنند. معیار، نقش عبارت در متن است.
فعل را جایگزین اسمسازی کنید
«اقدام به انجام بررسی کرد» معمولاً با «بررسی کرد» روشنتر میشود. فعل مستقیم تعداد واژهها را کاهش میدهد و حرکت جمله را بهتر نشان میدهد. البته در بعضی بافتهای حقوقی یا تخصصی، صورت رسمی معنای قراردادی دارد و باید با احتیاط تغییر کند.
دو بند مشابه را ادغام کنید
اگر دو پاراگراف مثالهای نزدیک برای یک ادعا دارند، میتوانید قویترین مثال را نگه دارید و توضیحها را ادغام کنید. پیش از حذف، ببینید آیا یکی از بندها استثنا یا زاویه تازهای دارد. کوتاهکردن نباید تنوع ضروری شواهد را از بین ببرد.
معیار واژهشماری کافی نیست
کمشدن تعداد واژهها نشانه قطعی بهبود نیست. نسخه کوتاه را از نظر فهم و کاملبودن اطلاعات آزمایش کنید. اگر خواننده برای فهم مرجع ضمیر یا رابطه جملهها مجبور به حدسزدن شود، مقداری از توضیح را برگردانید.